Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais ?

Finies les pertes de justificatifs et la saisie chronophage !

Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais ?

Finies les pertes de justificatifs et la saisie chronophage !

📌 La gestion manuelle des notes de frais est une tâche fastidieuse qui engendre des risques d’erreurs, des pertes de justificatifs et une perte de temps considérable pour les employés et les services financiers.

Avec une solution de gestion numérique, vous automatisez le traitement des frais professionnels, réduisez les erreurs et gagnez en transparence sur les dépenses.

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Les limites d’une gestion traditionnelle des notes de frais

Des processus manuels longs et sources d’erreurs.

📌 Les inconvénients d’une gestion papier ou manuelle :

Perte de justificatifs – Factures et tickets égarés compliquent la comptabilité.
Traitement chronophage – Saisie manuelle fastidieuse et contrôles longs.
Manque de visibilité sur les dépenses – Difficile de suivre les coûts en temps réel.
Remboursements lents – Délais trop longs pour les collaborateurs.

📌 Les avantages d’une gestion automatisée :

Dématérialisation totale – Capture des reçus via smartphone et stockage numérique.
Automatisation du traitement – Reconnaissance des montants et calcul des remboursements.
Conformité et archivage sécurisé – Respect des réglementations fiscales et accès rapide aux justificatifs.
Intégration comptable – Exportation automatique des données vers votre logiciel de comptabilité.

📌 Chez Synoptech, nous proposons des solutions adaptées aux besoins des entreprises modernes.

Nos solutions de gestion des notes de frais

Dématérialisation et capture mobile des justificatifs

Numérisation instantanée et stockage sécurisé des reçus.
Scan des tickets de caisse et factures
Capture rapide avec reconnaissance intelligente.
Archivage numérique conforme
Stockage sécurisé des justificatifs accessibles à tout moment.
Accès mobile et multi-supports
Soumission des notes de frais depuis smartphone, tablette ou PC.
Synchronisation cloud
Stockage centralisé et accessible aux équipes financières.
Antivirus – Une protection de base contre les menaces connues

Automatisation des calculs et validation des dépenses

Un traitement intelligent des frais professionnels.
EDR (Endpoint Detection & Response) – Protection et détection avancées
Reconnaissance automatique des montants et TVA
Moins d’erreurs et de saisie manuelle.
Validation et workflow personnalisé
Processus fluide avec gestion des autorisations.
Politiques de dépenses paramétrables
Détection des dépassements et alertes en temps réel.
Gestion des avances et remboursements
Suivi précis des transactions.

Intégration avec votre comptabilité et ERP

Un pont direct entre les dépenses et la gestion comptable.
Connexion aux logiciels comptables
Exports simplifiés vers Sage, Cegid, ACD, etc.
Rapports et statistiques détaillés
Suivi précis des budgets et des coûts.
Déclaration de TVA automatisée
Simplification du calcul et de la déclaration fiscale.
Connexion avec les cartes bancaires professionnelles
Rapprochement automatique des transactions.
Managed Detection & Response (MDR) – La cybersécurité pilotée par des experts

Sécurité et conformité légale des notes de frais

Un respect total des réglementations en vigueur.
EDR (Endpoint Detection & Response) – Protection et détection avancées
Archivage numérique certifié
Conforme aux exigences fiscales et légales.
Accès restreint et sécurisé
Gestion des droits et authentification multi-facteurs.
Historisation des modifications
Suivi et contrôle des corrections ou ajouts.
Sauvegarde et protection des données
Hébergement sécurisé en conformité avec le RGPD.

Pourquoi choisir Synoptech pour la gestion de vos notes de frais ?

Une solution efficace et conforme aux obligations comptables.
Automatisation avancée

Moins de saisie manuelle et réduction des erreurs.

Gain de temps significatif

Simplification du processus de gestion et de validation.

Conformité garantie

Archivage et traçabilité conformes aux normes légales.

Intégration fluide avec vos outils

Compatibilité avec les logiciels de comptabilité et ERP.

Dématérialisez vos notes de frais avec Synoptech

Gagnez en efficacité et en sérénité avec une gestion optimisée.

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